カルテをどう保管するか

2018年5月14日

せっかく作ったカルテを最大限に利用するためには、そのカルテの保存方法にもこだわりたいところです。一般的に考えたらカルテはアイウエオ順とかABC順などで管理するものだと思われます。ですが美容室のカルテには優劣があると思うのです。既に常連と呼べるようなお客様のカルテとキャンペーン中に一度だけ来店したお客様のカルテが同じところにある、というのはちょっと残念な気がしますね。すくなくとも常連のお客さんのカルテは特別な場所に保管しておく方が良いのではないでしょうか。スタッフ皆でその常連さんの情報は共有しておき、どのスタッフが接しても失礼のないようにするべきでしょう。あとはここ数年はコンスタントに通ってくれているお客さんのカルテ、この一年は続けてきているお客さんのカルテ、まだ数回しか来店されていないお客さんのカルテ、といった具体にまずはざっくりと分類しておきたいものです。アイウエオ順やABC順にするのであれば、この大分類の中ですればよいかもしれません。この様に分類しておくことのメリットは、たとえばダイレクトメールを送るときに、再来店を促すDMと常連さんに日頃の感謝の気持ちを伝えるDMとでは当然内容が違ってきます。その時に宛先がすでに分類できている、というのはとても助かるのではないでしょうか。カルテを作っている美容室であれば、同時に顧客リストを作るのが良いかもしれません。ただお客さんの情報を集めてカルテとして保管しているだけではお客さんにとってのメリットはすくないかもしれません。ですがカルテと同時に顧客リストを作成して活用すれば、さらにいろいろなサービスを提供する事が可能になるでしょう。たとえばダイレクトメールの郵送です。カルテとは別にお客さんのリストがあれば、だれにどんなダイレクトメールを送るのか、という事を管理するのが容易くなります。ダイレクトメールは最近では郵送するばかりではなくメールで送ることもありますが、やはりなんといっても郵送の良さは手書きのメッセージを添える事が出来る事でしょう。自分のためにわざわざ一言添えてくれた、というのはとても嬉しいものです。たとえばその手紙にスタッフのスケジュールなどの紙を入れておけば、お客さんはわざわざホームページやブログで調べなくてもいつでもその髪を見れば自分の担当美容師のお休みの日や、美容室自体が休日の日がすぐにわかります。わざわざ送ってくれた、という特別感もお客さんにとっては嬉しいものだと思います。当然ですが、そのようなダイレクトメールを送るのであれば、丁寧にお客さんの顔を思い浮かべながらその人だけへの特別なメッセージとするべきでしょう。上福岡にある床屋